Guide Propriétaire

1 Tableau de bord

Dès la connexion, le tableau de bord résume l'état de votre flotte. De haut en bas :

• La barre du haut : menu ☰ (profil, véhicules, cogestionnaires, mode Chauffeur...), le mode sombre/clair, un bouton d'aide « ? » (FAQ) et la cloche de notifications.
• « Bonjour, [votre prénom] — Résumé de la flotte ».
• « Ce mois » : le résultat net (recettes moins dépenses), puis 4 cartes — Versements reçus, Heures VTC cumulées, nombre de véhicules dans la Flotte, et le revenu Moyen par véhicule actif.
• « Interventions ce mois » : le coût total, réparti pannes / maintenance.
• « Mes tâches » : les échéances à traiter (vidange à venir, interventions à valider...) — un badge rouge indique le nombre en attente.
• « Mes véhicules » : un aperçu de votre flotte, avec chauffeur assigné et résultat net par véhicule.
• « Actions rapides » : raccourcis vers les rapports PDF, l'ajout d'un véhicule, et vos finances globales.

2 Vos véhicules

Le menu « Véhicules » liste toute votre flotte. Chaque fiche véhicule est l'écran le plus important de l'app : c'est le point d'entrée vers absolument toutes ses fonctionnalités, finance comme exploitation comme administratif.

1. Depuis le tableau de bord, appuyez sur « Voir tout » sous « Mes véhicules », ou ouvrez le menu ☰ → Véhicules.
2. Appuyez sur un véhicule pour ouvrir sa fiche complète.
3. Pour en ajouter un : bouton « Ajouter un véhicule » en bas de la liste, ou via les Actions rapides du tableau de bord.

En haut de la fiche

• Photo, marque/modèle, immatriculation, kilométrage actuel et un badge d'état (« À surveiller », etc.) qui reflète la santé globale du véhicule.
• « Véhicule disponible » / Appuyer pour immobiliser — bandeau vert en haut de la fiche. En cas de panne grave ou d'indisponibilité, appuyez dessus pour le marquer immobilisé (le chauffeur peut aussi le faire, voir son guide) ; il redevient disponible dès que vous (ou lui) le réactivez. L'icône ↻ à côté ouvre l'historique des immobilisations.
• « Prochaines échéances » — les 4 dates qui comptent : relevé kilométrique, versement, inspection, vidange, avec un badge rouge « En retard » dès qu'une échéance est dépassée. Appuyez sur une ligne pour aller directement à l'écran correspondant.

Tous les boutons de la fiche véhicule

Plus bas sur la même fiche, le bloc Chauffeur affiche le chauffeur assigné, son score et les actions pour le recruter ou vous en séparer. Voir section 3 →

3 Chauffeur & score de conduite

Chaque véhicule peut avoir un chauffeur assigné. Vous voyez son score de conduite et pouvez recruter directement depuis l'app.

Recruter un chauffeur

1. Ouvrez la fiche du véhicule et faites défiler jusqu'au bloc Chauffeur.
2. Sans chauffeur assigné : appuyez sur « Inviter un chauffeur » et saisissez son numéro (avec un message optionnel), ou « Chauffeurs disponibles » pour parcourir la liste de votre ville et appuyer sur « Inviter » à côté d'un nom.
3. Suivez la demande dans Véhicules → Mes demandes (onglet « Envoyées ») jusqu'à acceptation par le chauffeur.
4. Pour vous en séparer : bloc Chauffeur → « Retirer le chauffeur ». L'historique de vos chauffeurs précédents reste consultable via « Historique chauffeurs ».

Comprendre son score

Le score est une note sur 100, calculée automatiquement sur les 3 derniers mois glissants — ni vous ni le chauffeur ne pouvez la modifier à la main. Un bouton « Voir le détail » sous le score liste chaque événement, jour par jour.

Un score qui baisse durablement est souvent le premier signal d'un chauffeur à recadrer — avant même de constater un problème financier.

4 Finances & rentabilité

Recettes, dépenses et résultat net par véhicule, avec un graphique de tendance sur 12 mois. Un rapport PDF est généré automatiquement chaque mois et envoyé par email.

1. Ouvrez la fiche du véhicule → bloc Finance → « Finances & Solde ».
2. Changez la période (mois/année) en haut de l'écran pour comparer les tendances.
3. Le rapport PDF mensuel est envoyé automatiquement le 1er du mois par email ; retrouvez-le aussi via Actions rapides → « Rapports mensuels PDF ».

5 Versements

Un versement que vous créez vous-même est validé directement. Vous pouvez aussi enregistrer un versement reçu en cash ou hors app.

1. Ouvrez le véhicule concerné.
2. Dans le bloc Finance, appuyez sur « Versements ».
3. Appuyez sur le bouton + en bas à droite.
4. Renseignez le montant reçu.
5. Si le montant est inférieur à celui attendu, un motif est demandé (Congé, Maladie, Panne, Autre).
6. Ajoutez une photo de preuve si besoin, puis validez.

6 Relevés kilométriques

Chaque relevé doit être supérieur au précédent et prouvé par une photo du compteur. Les relevés que vous créez vous-même sont validés automatiquement.

1. Ouvrez le véhicule → bloc Exploitation → « Kilométrage ».
2. Appuyez sur +.
3. Photographiez le compteur (obligatoire).
4. Si le relevé est en retard, précisez un motif (Congé, Maladie, Panne, Autre).
5. Confirmez — le chiffre doit être supérieur au dernier relevé validé.

7 Interventions, pannes & dépenses

Pannes, maintenance et dépenses diverses (carburant, amendes...) sont enregistrées avec pièces changées, facture et coût — la base de votre carnet d'entretien.

1. Ouvrez le véhicule → bloc Exploitation → « Interventions » (panne/maintenance) ou « Dépenses » (carburant, amendes...).
2. Appuyez sur +, précisez si un rendez-vous était prévu, la date et le kilométrage.
3. Ajoutez les pièces changées via « Ajouter des pièces » si besoin.
4. Renseignez le coût total et joignez la facture, puis enregistrez.
5. Pour un sinistre : bloc Exploitation → « Déclarer un sinistre » → description, coût estimé, photos des 4 angles du véhicule.

8 Vidange & suivi des pièces

CaarApp calcule la prochaine vidange selon votre kilométrage moyen, et suit la durée de vie de chaque pièce changée pour anticiper les remplacements.

1. Ouvrez le véhicule → bloc Exploitation → « Vidange » → + → date, kilométrage, coût, facture.
2. La prochaine échéance est recalculée automatiquement selon votre kilométrage moyen.
3. Le « Suivi des pièces » (même bloc) se met à jour automatiquement dès qu'une pièce est déclarée changée dans une intervention.

9 Inspections & historique GPS

Une inspection mensuelle documente l'état du véhicule en photos. Si vous avez activé la géolocalisation, retrouvez ici l'historique des positions.

1. Ouvrez le véhicule → bloc Exploitation → « Inspections » pour consulter l'historique mensuel.
2. Le suivi GPS (« Historique GPS ») ne s'active que si vous avez réglé une fréquence de capture dans le contrat (section 12) et que le chauffeur passe « en service ».
3. Le même bloc Exploitation contient aussi « Voyants » : un catalogue des témoins du tableau de bord (couleur, gravité, cause probable, faut-il s'arrêter immédiatement) — utile pour vous ou votre chauffeur en cas de doute sur un voyant allumé.

10 RDV atelier & carnet d'entretien

Planifiez vos passages en garage et exportez à tout moment un carnet d'entretien PDF complet — utile pour un mécanicien ou pour prouver le sérieux d'entretien à la revente.

1. Ouvrez le véhicule → bloc Admin → « RDV Atelier » → + → date/heure, motif, garage et téléphone du garagiste.
2. Le RDV enregistré enrichit automatiquement le carnet d'entretien.
3. Pour exporter l'historique complet : bloc Admin → « Carnet d'entretien » → imprimez ou partagez le PDF généré.

11 Coffre numérique

Assurance, carte grise, visite technique : conservez tous les documents du véhicule au même endroit, avec alertes automatiques avant expiration (J-30, J-15, J-7, J-1).

1. Ouvrez le véhicule → bloc Admin → « Coffre numérique » → +.
2. Choisissez le type de document, la date d'expiration et le coût de renouvellement.
3. Joignez le fichier et validez — les alertes J-30/15/7/1 sont automatiques.

12 Paramétrer le contrat chauffeur

C'est ici que vous fixez les règles du jeu : fréquence des versements et relevés, seuil de prise en charge des pannes, GPS, plateforme utilisée. Un contrat PDF signé est généré automatiquement.

1. Ouvrez le véhicule → bloc Chauffeur → « Configurer le contrat ».
2. Réglez les fréquences (versements, relevés km, inspections, vidange), le GPS, la plateforme utilisée et les modalités de paiement.
3. Enregistrez le contrat — un PDF signé par les deux parties est généré, consultable via « Aperçu du contrat ».

13 Co-gestionnaires

Un associé, conjoint ou comptable peut recevoir un accès complet à votre flotte sans partager vos identifiants — pratique pour déléguer sans perdre le contrôle.

1. Ouvrez le menu ☰ → « Cogestionnaires ».
2. Appuyez sur « Inviter un cogestionnaire » et saisissez son numéro de téléphone.
3. Une fois actif, il a accès à toute votre flotte sans partage d'identifiants.

14 Profil & réglages

Le menu latéral donne accès à votre profil, vos véhicules, vos co-gestionnaires et au changement de rôle. Les réglages couvrent la langue, l'apparence et les notifications.

1. Menu ☰ → « Compléter le profil » pour modifier vos informations (nom, email, ville, documents d'identité).
2. Menu ☰ → en bas, « Paramètres » pour la langue, l'apparence, l'économie de données et les notifications.

15 Abonnement Pro

Le premier véhicule est gratuit. Au-delà, ou pour débloquer toutes les fonctionnalités (rapports, GPS, coffre numérique...), un abonnement Pro par véhicule est proposé — mensuel ou annuel (2 mois offerts), payable en Mobile Money.

1. Menu ☰ ou Actions rapides → « Mon abonnement ».
2. Choisissez le cycle : mensuel ou annuel (2 mois offerts).
3. Renseignez votre numéro Mobile Money et appuyez sur « Souscrire ».

16 Compte Entreprise (multi-chauffeurs)

Si vous gérez une flotte avec des chauffeurs salariés plutôt que des chauffeurs-partenaires, le mode Entreprise centralise tout : un pool de chauffeurs internes que vous assignez librement à vos véhicules.

1. À l'inscription, choisissez le type de compte « Entreprise » plutôt que « Particulier ».
2. Ajoutez vos véhicules : le chauffeur sera assigné depuis votre pool après création.
3. Menu ☰ → « Pool de chauffeurs » → « Ajouter un chauffeur » pour créer vos chauffeurs salariés.
4. Assignez-les à un véhicule depuis sa fiche, et notez-les chaque mois pour objectiver vos décisions.